Одна из самых важных обязанностей выборного должностного лица состоит в том, чтобы управлять общественными ресурсами. Чтобы сделать это хорошо, выборное должностное лицо нуждается в точной и своевременной финансовой информации, чтобы компенсировать, обоснованные решения для сообщества. Основной принцип правительства - то, что у выборных должностных лиц и правительственных служащих есть ответственность полностью объяснить, как используются общественные ресурсы. Одним путем это сделано, составляя и сообщая относительно использования денег и других активов. Государственное право (КАК 29.20.500 (4) ) requires financial and other reports be provided to the governing body and, in keeping with the public interest policy, КАК 29.20.380 гарантирует, что общественные отчеты сделаны доступными для общественного осмотра.

Ежемесячное финансовое сообщение - инструмент, должен был контролировать бюджет и сравнить проектирования бюджета с тем, что действительно случается. Это обеспечивает проверку в реальных условиях, чтобы проверить, что проектирования бюджета точны, и финансы организации безопасны. Это - также инструмент для того, чтобы оценить местные программы и услуги и решить, встречает ли руководство свои цели.

Ежемесячно Финансовые Сообщения могут быть столь же детализированы как пожелания руководства. Важная вещь - то, что информация представлена в манере, которая легка понять. Если кое-что о сообщении не имеет смысла, задает вопросы и ожидает простое, но полное объяснение, что все могут понять. Если сообщение продолжает быть запутывающим, рассмотреть использование формата, который легче читать, но все еще предоставляет необходимую информацию. Выборные должностные лица не избраны, потому что они - финансовые эксперты; они избраны, чтобы быть лидерами. Если Вы неясны о проблеме, возможности - Вы, не являются одними, и другие участники неясны также.

Есть образец ежемесячно финансовая форма сообщения в "Образцовом Финансовом Рекордном Руководстве Системы Хранения Торговли", Глава 12, and the "Дополнительные Ресурсы" секция ниже обеспечивают образец ежемесячно финансовая форма сообщения, которая должна работать на типичное сельское сообщество Аляски. Работа с Вашим администратором, чтобы решить точно, сколько деталей Вы хотите видеть и какую информацию Вы хотите, представляла Вашему вниманию. Детальные финансовые сообщения могут стать запутывающими и трудными понять. С другой стороны, обобщенные сообщения часто не учитывают детали, должен был идентифицировать потенциальные финансовые проблемы. Возможно олицетворить сообщения Вашей организации, таким образом они обеспечивают достаточно многие детали, чтобы держать руководство в курсе хорошо, но не сокрушают читателя со слишком большим количеством деталей, которые не были получены в итоге соответственно. Штат торговли может предоставить помощи это.

Каково ежемесячное финансовое сообщение и почему это необходимо?

Ежемесячное финансовое сообщение создает снимок финансового положения организации, сообщая относительно его доходов и расходов (деньги в и деньги). Одна из целей ежемесячного финансового сообщения состоит в том, чтобы сравнить ежемесячное и год к деятельности даты против количества, планируемого, чтобы гарантировать, что муниципалитет на ходу с его проектированиями бюджета. Если есть какие-нибудь области, где организация может сорить деньгами или под получением, это могло потребовать, чтобы регуляторы бюджета гарантировали, что организация может встретить свои цели.

Что включено в ежемесячное финансовое сообщение?

Как минимум, совет должен видеть доход месяца, расходы, поток урегулировал баланс банка, и текущее резюме, показывая ежемесячные расходы по сравнению с утвержденным бюджетом в течение того бюджетного года.

Есть много типов финансовых сообщений. Самый общий тип финансового сообщения - простое сравнение доходов и расходов. (Этот тип сообщения когда использующийся в бизнесе часто называют "ответом о результатах хозяйственной деятельности.")

Так как бизнес правительства не должен произвести прибыль, цель сообщения руководству состоит в том, чтобы держать это в курсе и гарантировать, что финансы адекватны оказать услуги и достигнуть целей, идентифицированных в течение бюджетного года. Ежемесячное финансовое сообщение местному органу власти должно, как минимум, сравнить фактические доходы и расходы с планируемым количеством.

Стандартный формат сообщения, рекомендуемый для использования местными органами власти, является сообщением отделом или проектом/обслуживанием и пунктом линии и включает следующую информацию:

• Количество бюджета;
• Деятельность в течение месяца;
• Год общей суммы до настоящего времени; и
• Различие между годом к дате составляет и планируемое количество (сохранение баланса).

Что я должен сделать, если я не получаю ежемесячное финансовое сообщение?

Государственное право (КАК 29.20.500) требует, чтобы генеральный директор (мэр или менеджер, если форма менеджера правительства) обеспечил ежемесячно финансовые сообщения руководству. Если им не обеспечили ежемесячно, узнайте причину и работу, чтобы исправить проблему. Без финансового сообщения местный орган власти не может управлять своими активами или гарантировать, что жители получают максимальную выгоду от своих общественных ресурсов. Финансовое сообщение должно также быть доступным для общественности.

Что я должен искать в ежемесячном финансовом сообщении?

Ежемесячное финансовое сообщение скажет Вам, должны ли Вы произвести изменения и будете служить индикатором финансового здоровья организации. Как минимум финансовое сообщение должно ясно коснуться утвержденного бюджета. Вы можете ожидать видеть, являетесь ли Вы на ходу для того, чтобы получить деньги, идентифицированные в бюджете и тратите ли Вы в соответствии с бюджетом, и по норме Вы ожидали.

Не всегда легко интерпретировать финансовое сообщение - большинство выборных должностных лиц не бухгалтеры, таким образом сообщение должно быть столь же простым и дружественным к пользователю насколько возможно, все еще обеспечивая важную информацию. Одной легкой вещью, чтобы определить, если формат сообщения настроен правильно, являются отношения между фактическими доходами и расходами к тому, что было спроектировано в бюджете. Если есть большое различие между тем, что фактически получается и тратится и что было спроектировано в бюджете, это может означать, что то, что было запланировано в бюджете, не собирается случаться. Это может потребовать регуляторов бюджета и изменений в способе, которым занимается коммерцией муниципалитет.

Несколько индикаторов проблем, которые покажет ежемесячное финансовое сообщение:

• фактических доходов, о которых сообщают, недостаточно, чтобы встретить расходы;
• увеличение долга из-за недостаточных доходов;
• неинкассированные платежи за услуги;
• неоплаченные налоги платежной ведомости из-за наличных нехваток;
• доходы гранта, используемые, чтобы покрыть эксплуатационные расходы на правительство; и,
• большие увеличения затрат определенных услуг или отделов по историческим уровням.

Они - только несколько из вещей, чтобы искать в финансовом сообщении.

Как я читаю и использую информацию в ежемесячном финансовом сообщении?

Чтобы проанализировать финансовые сообщения, Вы должны задать некоторые вопросы и попытаться определить ответы из финансового сообщения. Эти вопросы включают:

• Доходы получают как планирующийся в бюджете? Если доходы собраны или регулярно получаются, Вы должны быть в состоянии видеть, ли норма, которую Вы получаете, более или менее чем, что было запланировано в бюджете. Например, скажем, это - третий месяц бюджетного года. I.X.S. Каждый месяц получаются платежи Арендного договора Клиники Здоровья. Так как Вы - одна четверть в течение бюджетного года (3 месяца, разделенные на 12 месяцев в году), Ваше финансовое сообщение должно показать, что одна четверть планируемых доходов для клиники была получена. Если это не делает, Вы должны задать вопросы администратора или менеджера. Другим примером могло бы быть государственное Разделение Дохода, которое получено один раз в год, обычно в июле. Эта оплата типично - один из наибольших, которые Ваше сообщество получит в течение года. Если Ваше финансовое сообщение на июль или август не показывает, что эти деньги были получены, Вы должны задать вопросы администратора или менеджера.

• Достаточно многие жидкие активы (наличные деньги и его эквивалент), чтобы оплатить счета? У многих организаций есть проблема с потоком наличности. Даже при том, что у местного органа власти могут быть достаточно многие доходы, чтобы покрыть расходы в течение бюджетного года, он, возможно, не имеет наличные деньги в наличии, чтобы сделать важные покупки, когда он необходим. Поэтому, у Совета должно быть сообщение относительно банковских сальдо и других жидких активов также. Например, Вы знаете, что нагревание топлива доступно для поставки баржей только несколько месяцев года. Встретить этот расход, достаточно многие потребности в наличных деньгах быть обойденным и быть доступным, чтобы заставить топливо купить когда необходимый. Очевидно затраты операционного правительства будут намного выше, если покупка не может быть сделана, когда баржа доступна, так как баржа может поставить топливо, намного более дешевое чем летающее топливо сообществу зимой.

• Больше денег потратило, чем было запланировано в бюджете? Если планируемое количество - больше чем, что было запланировано, муниципалитет рискует разоряться как продвижения года. Если общие эксплуатационные расходы кажутся нормальными, Вы должны проверить, является ли ежемесячная норма расходов действительно больше, чем Вы запланировали в бюджете. Как описано выше, с небольшой простой математикой Вы можете вычислить, делаются ли расходы по большей норме чем первоначально запланированный. У Вас могут также быть большие расходы, которые не сделаны на регулярной основе. Пример этого типа расхода - страховка. Один раз в год часто делаются страховые платежи. Вы должны знать, когда эта оплата должна и когда она обнаруживается на финансовом сообщении сравнить то, что было запланировано в бюджете на то, что она фактически стоит. Если есть большое различие, Вы должны задавать вопросы.

• Большая Дебиторская задолженность? Дебиторская задолженность - деньги, бывшие должные муниципалитету от платы за обслуживание, такой как вода и платежи коллектора, топливные продажи, и т.д. муниципалитет должен получать регулярные платежи за услуги, которые это оказывает. Если платежи не получаются в своевременной манере, возможно, нет такого большого количества денег, доступных, как был спроектирован в бюджете. Некоторые муниципалитеты не обращают достаточно внимания на составление счетов и собирание бывших должных денег. Результат - все более и более большая дебиторская задолженность. Снова отчет о прибылях и убытках, возможно, не ясно показывает, почему доходы не получаются, и Вам, вероятно, придется попросить сообщение относительно дебиторской задолженности. Если у Вас есть муниципальные услуги, которые поддержаны через пользовательские платы, Вы должны особенно знать о норме, что плата взимается.

• Гранты должным образом управляют? Финансовое сообщение должно включать секцию, сообщая о деятельности гранта. Это должно показать доходы, полученные за грант и расходы, которые были сделаны из фондов гранта. Некоторые обычные проблемы включают расходы, которые не являются соответствующим использованием фондов гранта. Доходы гранта ограничены целям, идентифицированным в соглашении о гранте. Если обвинения сделаны неправильно к гранту, муниципалитету, вероятно, придется возместить агентству предоставления, или может потерять грант в целом. Другая проблема не взимает грант на расходы, которые являются фактически соответствующими. Часто случается, что расходы, которые могли быть законно заряжены к гранту, не. Это может быть то, потому что бухгалтер не сознает то, что должно быть заряжено к гранту, или это может быть, потому что бухгалтерская система не работает должным образом. Так или иначе муниципалитет теряет деньги, когда это не взимает грант на имеющие право расходы. Примером, который подходит часто, является стоимость ревизий. Если гранты способствуют затратам Вашей ежегодной ревизии, большинство грантов может взиматься за стоимость той части ревизии. Если грант представляет 50 % Вашего дохода, то грант может обычно покрывать 50 % стоимости ревизии. Рассмотрите часть гранта своих финансовых сообщений тщательно, чтобы проверить на эти виды проблем. If grants contribute to the costs of your annual audit, most grants can be charged for the cost of that part of the audit. If the grant represents 50% of your revenue, then the grant can usually cover 50% of the cost of the audit. Review the grant portion of your financial reports carefully to check for these kinds of issues.

Публикации:

• Торговля, "Образцовая Финансовая Система Ведения записей," Глава 12
• Торговля, "Руководство Местного органа власти",
• Торговля, "Руководство Местного органа власти," Планируя
• Торговля, Городское Руководство Бюджета (2.9 MB Adobe Acrobat)

Типовые Документы:

• Торговля, Образец Ежемесячно Финансовая Форма Сообщения (Adobe Acrobat)
• Торговля, Образец Ежемесячно Финансовая Форма Сообщения (Microsoft Excel)
• Торговля, Гарантированные Формы Финансового отчета (Adobe Acrobat)
• Торговля, Гарантированные Формы Финансового отчета (Microsoft Excel)

Вебсайты:

• Отдел Аляски Сообщества и Экономического развития (Торговля), Подразделение Сообщества и Региональных Дел
• Совет Финансовых директоров
• Фолиант "Законодательного органа Аляски Infobez" -
• Фолиант "Законодательного органа Аляски Infobez" -
• Отдел Аляски Закона
• Правительственный Совет по Стандартам бухгалтерского учета GESB

Обучение:

Отдел Аляски Сообщества и Экономического развития, Подразделения Сообщества и Региональных Дел обеспечивает обучение, локальное в местных сообществах и после запроса и через региональные семинары.

• КАК 29.20.280 - общественные отчеты, доступные для общественного осмотра
• КАК 29.20.500 (4) - ежемесячно финансовые сообщения руководству
• КАК 29.35.010 - сообщает от муниципальных отделов

Пересмотренный 8/7/02